Онлайн-курс для начинающих предпринимателей. Модуль №3

ОНЛАЙН-КУРС ДЛЯ НАЧИНАЮЩИХ СОЦИАЛЬНЫХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ

Модуль № 3

КОМАНДА ПРОЕКТА: ОТ ЭНТУЗИАСТОВ К ОПЕРАЦИОННОЙ МОДЕЛИ

В этом модуле мы говорим о людях, которые поддержали ваши проекты на старте, и пришли в него, когда он стал успешен и известен в городе. Кто приходит работать в социальный бизнес? Как найти «своих», замотивировать их остаться несмотря на сложности и обеспечить развитие.

ПЕРВЫЙ СОТРУДНИК

Как путь начинается с первого шага, так и команда начинается с первого сотрудника. Если на старте у вас совсем небольшой бюджет, и вы не можете предложить кандидатам «космические» условия, значит, вы находитесь в той же ситуации, что и большинство стартапов без инвестиционного финансирования.

Один из самых главных вопросов, на который вам нужно ответить: для чего я ищу человека? В большинстве случаев, первым сотрудником благотворительного магазина становится администратор или продавец, которому можно доверить часть рабочих смен, чтобы самому переключиться на работу с партнерами, продвижение проекта и поддержку других операционных процессов. Может быть и по-другому: если вам нравится работа в магазине, и вы хотите заниматься развитием пространства, поддерживать отношения с клиентами, формировать ассортимент и обучать продавцов, вы продолжите заниматься этой деятельностью, а ведение социальных сетей и взаимодействие с партнерами (например, площадками, на которых идет сбор одежды для вашего проекта) отдадите внешнему специалисту.

Учитывая, что ресурсы социальных стартапов на старте, обычно, жестко ограничены, первыми сотрудниками становятся:

Люди, которые хотят поддержать нас, и их меньше волнует материальная сторона вопроса. Однозначный плюс в том, что вы уже знаете этого человека и испытываете к нему некоторое доверие (а он – к вам, что тоже важно). Минус – это то, что сложнее будет выстроить субординацию, и впереди вас ждёт много непростых рабочих ситуаций.

Такой сотрудник только начинает свой карьерный путь и не претендует на высокую зарплату, «не избалован» работой в успешных крупных компаниях, готов много делать руками и учиться. Основным плюсом будет то, что такие сотрудники, как правило, быстро включаются, инициативны и готовы работать, но есть и недостатки – вы будете много вкладываться, а человек может перейти в другую организацию, и придется начинать всё сначала.

Не исключена ситуация, что к вам придёт ваш будущий партнёр. Такой сотрудник компетентен и видит потенциал идеи, он согласится начинать с небольшой зарплаты, но в будущем захочет долю от бизнеса и статус партнёра. В качестве преимущества вы получите самодостаточного и опытного коллегу, с которым можно разделить «бремя» принятия стратегических решений, в качестве минуса – потенциальные риски в будущем, когда может оказаться, что ваше дальнейшее видение проекта принципиально расходится, но вы уже не можете не учитывать его мнение.

Каким бы ни был ваш первый сотрудник, помните, что с его появлением многое меняется – вы перестаёте быть самозанятым энтузиастом, и становитесь работодателем, несущим ответственность и являющимся источником вдохновения для своей команды.

Конечно, подбирая команду, вы будете проводить огромное количество собеседований. Вы можете обратиться за помощью к профессиональному HR (и он может помочь бесплатно, если поймет социальную значимость вашего проекта) или сделать всё самостоятельно. Самое важное – оценить не только компетентность вашего кандидата, но и то, насколько комфортно ему будет в вашем проекте, а вам – ежедневно взаимодействовать с ним.

При проведении собеседования с потенциальными сотрудниками магазина вы можете воспользоваться некоторыми вопросами из списка, подготовленного директором региональной розничной сети магазинов «Второе дыхание» Яной Крыловой.

ЗАДАНИЕ

Опишите своего идеального сотрудника магазина.
Какой он, чем увлекается, какую музыку слушает.
Какой напиток бы предложил клиентам, какую одежду он носит, какие книжки читает.
Далее выпишите, в каких сообществах / группах / компаниях его можно искать.
Попробуйте написать для него приглашение на работу, но не в формате стандартного запроса: «мы предлагаем гибкие условия и достойную оплату», а так, как будто вы зовете его в путешествие. Какие опыты его ждут, что он получит от работы в вашем проекте? Чего вы ожидаете от него?

СИСТЕМА ОПЛАТЫ И МОТИВАЦИЯ

Существуют различные формы оплаты труда и формы нефинансового поощрения, которые сделают работу в вашем проекте привлекательной.

Рассказываем о них на примерах:

Сдельная оплата труда

Устанавливается, когда есть однозначная зависимость между объёмом произведённой продукции и количеством затраченного труда. Сдельно можно оплачивать, например, обслуживание контейнеров водителями: рассчитайте стоимость вывоза одного контейнера и платите водителю за количество обслуженных точек, а не за время, которое он на это потратил. Основным плюсом такой системы является то, что сотрудники, как правило, заинтересованы в дополнительном доходе и будут работать быстрее. Основным недостатком – то, что может снизиться качество. По этой причине, платить сотрудникам склада за сортировку поступающих вещей сдельно (за килограммы) – неэффективно.

Повременная оплата труда

Одна из самых распространённых форм, когда оплата устанавливается за час или за смену с фиксированным количеством часов. Это подходит практически для всех сотрудников: в офисе, в магазинах, на складе. Не рекомендуется применять повременную оплату труда в тех случаях, когда это повлияет на сроки работы (например, в случаях с дизайнерами или SMM-менеджерами. Если речь идет об однотипных постах в Instagram или афишах для социальных сетей, то имеет смысл договариваться на конкретное количество материалов и проговаривать их стоимость, а не платить за то время, которое исполнитель потратил на работу).

Отдельно нужно сказать о премиях, которые могут комбинироваться со сдельным или повременным фиксом. Например, сортировщиков одежды на складе можно поощрять за еженедельное перевыполнение плана (например, если сотрудник должен сортировать 300 кг одежды в день, а за неделю (пять рабочих дней) он отсортировал 1 700 кг, то вы можете выплатить премию (при этом необходимо всегда выборочно проверять качество).

Премии или «бонусный план» необходимо устанавливать всем, кто занимается продажами – прямыми или косвенными. Прямыми продажами являются продажи в ваших магазинах или оптовые продажи (если такие есть). Косвенными – заключение сделок. Например, если вы ставите задачу перед своим менеджером по работе с партнёрами: установить в течение месяца пять контейнеров, то в его случае пять привлеченных партнёров и установка ящиков тоже будет «продажей» и может поощряться.

Важно при обсуждении условий работы ещё на стадии собеседования обозначать, что у сотрудника может быть не только фиксированная (сдельная или повременная оплата), но и премиальные. При этом нормально, что ключевые показатели эффективности (KPI) периодически меняются.

Еще одно важное правило, которое зависит, в первую очередь, от работодателя – система оплаты труда (неважно фикс, бонус) должна быть прозрачной и понятной как для работника, так и для работодателя. И бонусы должны быть достижимы, иначе они не будут мотивировать.

Нефинансовые формы поощрения – ощущение причастности к большому делу, благодарность от подопечных, возможности развития и обучения – это то, что делает работу осмысленной и желанной. А значит, дает вам конкурентные преимущества как работодателю. Что вы можете предложить помимо денег?

Ваши сотрудники не просто ходят на работу, а меняют жизнь конкретных семей и целого города. Об этом важно напоминать – не только на собеседовании, но и когда человек уже работает. Можно формировать ежемесячный отчет – не публичный, а именно для команды, и рассказывать в нем истории, которые объединят сотрудников и позволят им почувствовать свою значимость и роль в большой системе.

Это то, что не всегда слышат продавцы, не участвующие в благотворительных проектах, и сотрудники склада, не взаимодействующие с дарителями напрямую. Важно показывать им, как сильно ценят проект горожане, сдающие одежду, и люди, получающие помощь. Делать это можно, скидывая скриншоты из социальных сетей в общие чаты или оформляя стену с фотографиями и письмами от подопечных. Нередки ситуации, когда подопечные передают команде огурцы с огорода или домашнюю пахлаву – разделите такие подарки с командой, расскажите о людях, которые их передали.

Сейчас существует огромное количество образовательных программ, стажировок, обучающих конференций не только для директоров социальных проектов, но и для сотрудников. За 2019 год сотрудники «Второго дыхания» побывали в Германии, Белоруссии, Киргизии и Великобритании, посетили более 50 тренингов и конференций. Ваши сотрудники тоже смогут путешествовать и учиться, если вы дадите им такую возможность и научите находить информацию о подобных проектах.

Благотворительные магазины привлекают внимание лидеров мнений. Очень часто свои вещи приходят сдавать знаменитости и люди, хорошо известные в городе. В магазине часто проходят съёмки и интересные мероприятия, привлекающие внимание прогрессивных горожан. Работа в таком проекте точно будет насыщена событиями, интересными знакомствами, расширит кругозор.

Даже если вы не можете гарантировать высокую заработную плату, вы можете замотивировать сотрудников, предоставляя им скидки на одежду, или отдавая вещи бесплатно.

Возможность предложить сотрудникам широкие возможности самореализации и чувство причастности к хорошим делам не отменяет того, что нужно стремиться к финансовой стабильности, иначе текучка кадров сильно подпортит нервы руководителя и результаты всего дела в целом.

ЕДИНОМЫШЛЕННИКИ

Социальный бизнес, как и все другие виды организаций, не работают без команды, но наши возможности существенно шире: помимо наёмных сотрудников мы можем привлекать людей, которые будут поддерживать проект ради идеи, а не за плату. Несмотря на то, что они не будут оплачиваемыми сотрудниками, они могут принести огромную пользу проекту, но в то же время, их тоже нужно уметь организовывать и мотивировать.

Какими они бывают:

Люди, которые могут помочь вам сформировать видение и стратегию проекта, увидеть зоны роста и потенциальные риски. Ментор не обязательно должен быть из той же сферы, что и вы – он может работать в другой нише и заниматься другим бизнесом, но насмотренность, широкая сеть контактов и его личная заинтересованность в поддержке вашего проекта позволят вам использовать его опыт и знания, чтобы развивать свой проект. Важно понимать, что к ментору имеет смысл обращаться с основополагающими вопросами: он не подскажет, как лучше вести социальные сети и где вам открывать магазин, поскольку может не владеть тактическими вопросами. Разница между стратегией и тактикой демонстрируется в нашем любимом анекдоте:

«Жили-были мыши. Все их обижали. Однажды пришли мыши к сове:
– Мудрая сова, помоги! Все нас едят. Скоро нас не останется. Что делать?
Подумала сова и говорит:
– Мыши! Станьте ежами! Будете колючими и для охотников недоступны.
Побежали мыши радостно:
– Станем ежами! Станем ежами!
Вдруг одна остановилась:
– А кто-нибудь знает: как стать ежами?
Никто. Побежали обратно к сове.
– Сова! А как нам стать ежами???
– Мыши! Это вам не ко мне! Я не тактик, я – стратег!»

Искать ментора можно несколькими способами: читая интервью, посещая конференции и открытые мероприятия (паблик-токи, лекции, дискуссии) выбирайте людей, которые близки вам по духу и состоялись в той сфере, которой они занимаются. Обычно с ними можно связаться и попросить о встрече, заранее обозначив, почему вы о ней просите и какая поддержка вам нужна. Нет ничего более отталкивающего, чем размытые запросы, например: «хотели бы перенять опыт». Для экономии времени человека, к которому вы обращаетесь имеет смысл вкратце описать в чем суть вашего проекта и какая конкретно поддержка вам необходима. Второй путь поиска ментора – это участие в акселераторах: очень часто наставник и встречи с ним являются частью программы.

Волонтеры, которые готовы поддерживать ваш проект, оказывая профессиональные услуги бесплатно. К ним относятся юристы, переводчики, дизайнеры, архитекторы, мерчендайзеры, стилисты, которые могут существенно улучшить качество вашего проекта и при этом сэкономить ваш бюджет. Важно понимать, что при работе с pro bono волонтерами возможны те же самые риски, что и с любыми другими подрядчиками (некачественный результат, срыв сроков, кардинальное отличие между запросом и результатом). Поэтому нужно ещё на стадии обсуждения проекта четко обозначать сроки и писать техническое задание. Естественно, вы как заказчик не можете наложить штрафы и санкции, но как минимум, вы можете чётко сформулировать свой запрос и ожидания и обозначить сроки. Советуем учесть, что зачастую pro bono волонтеры работают медленнее, чем коммерческие исполнители, поэтому бесплатно – не всегда выгодно. Узнать о том, где искать и как находить общий язык с pro bono волонтерами можно на сайте Милосердие.ру.

Люди, выполняющие повседневные рутинные задачи применимы в любом благотворительном магазине. Разбирать вещи, отпаривать, раскладывать, готовиться к вечеринкам и ликвидировать их последствия. В некоторых странах, например, в Англии волонтеры могут полностью заменять оплачиваемых сотрудников благотворительного магазина: вместо обычного продавца-консультанта вы встретите благополучную пожилую леди, которая приходит работать в магазин, потому что это доставляет ей удовольствие и приносит пользу общества. В других случаях их можно приглашать на отдельные мероприятия, когда не хватает рук. Важно помнить, что каждый непроинструктированный человек будет действовать по-своему и не всегда так, как это нужно вам. Поэтому, доверяя волонтерам сортировку одежды или работу с вашими клиентами, вы или полностью полагаетесь на него (и результат может быть самым разным), или должны потратить время на обучение и контроль.

Люди, обладающие влиянием на свою целевую аудиторию, которые могут поддержать ваш проект информационно без какой-либо оплаты. Основная мотивация для них – оказать поддержку идее и инициативе, которую они разделяют и в то же самое время сделать «хорошо» своей аудитории, которая прислушивается к их советам и мнениям. Главный секрет успеха в том, что вам не всегда нужны самые известные и активные блогеры с огромным количеством подписчиков. Иногда достаточно микро-инфлюенсеров – людей, у которых может быть несколько тысяч подписчиков, но все они живые люди, которым точно будет интересен ваш продукт. Для системной работы с ними необходим специалист, и возможно, на первых порах, у вас не хватит времени и ресурсов, чтобы выстроить стратегию и работать с ними целенаправленно. Но зачастую такие люди сами очень активны и могут рассказать о вас без дополнительной просьбы.

Пример из практики: известная блогерка и шмоткесса Чума-вечеринка сняла один из своих выпусков для канала Луи Вагон в магазине сети Второе дыхание на Новокузнецкой, 1 (Москва).

ЗАДАНИЕ

1. Составьте список из пяти «важных и несрочных» задач «на вырост», которые вы бы хотели делегировать экспертам, если бы у вас были для этого ресурсы. Выберите одну и обратитесь в профильные сообщества (или просто разместите в социальных сетях).

2. Составьте список из 10 известных в вашем городе людей (не «знаменитостей» и не поп-звёзд, а людей, с хорошей репутацией и обширным кругом знакомств), которых бы вы хотели попросить рассказать о вашем проекте в их информационных каналах. Составите индивидуальные обращения и разошлите их.

CRM-СИСТЕМЫ И ПРИЛОЖЕНИЯ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ

Неважно, сколько людей работает в вашем проекте – один или девяносто: ежедневно вам необходимо формулировать задачи, обозначать сроки и сохранять информацию. Без специальных приложений для организации работы дедлайны будут срываться и вы просто не сможете отследить, кто и когда не выполнил задачу. Даже если каждый сотрудник записал важную информацию в свой блокнот, вы никогда не узнаете, как именно он её понял и не забудет ли о ней, перевернув страницу.

Поэтому мы рекомендуем с самого начала приучать себя и команду вести работу в облачных приложениях для постановки задач. Оптимальных и самых удобных не существует – это будет зависеть от размера вашей команды, характера задач и компетентности пользователей. Мы рекомендуем попробовать разные варианты и понять, что вам лучше подходит, а также обязательно обращаться в службу поддержки, чтобы понять, как можно настроить имеющийся интерфейс под вас.

Вот несколько примеров, какие задачи может решать работа в CRM-системе на примере проекта «Второе дыхание»:

Начиная работу над комплексными проектами, например, такими, как этот курс, мы открываем новый «Проект»: создаем его команду, пишем краткое описание (если требуется), ставим сроки и определяем роли участников.

В каждом проекте есть «Задачи», сопутствующие реализации этого проекта. Задачу ставит «Ответственный» и тут же выбирает «Исполнителя» – того, кто за нее отвечает, «Аудитора» – человека, который контролирует процесс, «Соисполнителя» – человека, который будет помогать Исполнителю в реализации проекта. Задачам назначается дедлайн, что позволяет отслеживать сроки и приоритезировать задачи по всем проектам.

Каждый участник команды видит задачи по всем своим проектам. Также он видит те задачи, которые ставил сам другим исполнителям. Руководители могут видеть все задачи по всем проектам, даже если не являются исполнителями или заказчиками конкретных задач. Также в CRM-системе ведется переписка по текущим проектам, например, если у участников проектной группы возникают какие-то новости и вопросы, они могут оставить свои комментарии и это существенно облегчит восстановление цепочки событий в дальнейшем.